Enterprise Resource Planning (ERP)

A.      Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP)

Enterprise Resources Planning adalah suatu sistem yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis lintas fungsi dari sebuah perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa yang digunakan untuk perencanaan dan pengendalian penjualan, produksi, akuntansi, dan distribusi untuk mengoptimalkan proses bisnis perusahaan dan mengelola sumber daya perusahaan secara lebih efektif dan efisien.

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan teknologi ERP dilengkapi dengan  hardware dan  software untuk menunjang konektivitas dan aliran informasi. Teknologi ini berfungsi untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes  sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang  on time, laporan produksi dan inventori.

B.       Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP) di Indonesia

Aplikasi ERP sudah cukup populer di kalangan enterprise di Indonesia. Perkembangan ERP di Indonesia cukup menarik untuk dibahas, saat itu sekitar tahun 1990 an perusahaan besar seperti Astra Indonesia telah sukses dalam implementasi ERP dengan menggunakan vendor SAP. Apalagi saat ini dimana perkembangan dunia Informasi dan Teknologi sudah semakin pesat yang diikuti dengan semakin canggihnya software maupun hardware yang ada.Aplikasi ERP saat ini memang lumayan banyak,tetapi hal ini pasti disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Seperti yang kita ketahui beberapa Aplikasi ERP yang banyak dipakai perusahaan saat ini,ada SAP, Microsoft Dynamics AX, Peoplesoft, Oracle, dsb bahkan tidak ketinggalan Compiere dan OpenERP .

C.      Manfaat ERP

Dengan menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :

1.  Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.

2.  Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan  –  perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.

3.  ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.

4.  ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.

5.  Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.

D.  Fungsi Dasar ERP

1.Mendefinisikan Produk:

ada 2 pendekatan definisi yang digunakan, yaitu: pertama, standard product, yakni produk mengalami permintaan berulang dan ada inventori; kedua, custom product, yakni produk dibuat berdasarkan pesanan dan pembelian material disesuaikan dengan jumlah order.

2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan.

Ada dua kategori yang disarankan yakni make to stock dan make to order. Make to stock hanya dipakai untuk  standard product sedangkan make to order digunakan pada kedua definisi produk yakni  standard product dan  custom product. Perbedaan pada strategi produksi make to order adalah adanya tenggang waktu yang lebih lama antara pengiriman produk dan  proses produksi

3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.

Apabila menggunakan strategi produksi make to order untuk memenuhi permintaan pelanggan, maka didapatkan suatu tipe hubungan langsung antara sales order dengan kebutuhan material. Yakni, ketika order bertambah, maka material yang dibutuhkan juga akan bertambah. Penentuan tipe hubungan, berfungsi untuk menentukan kapan material dibutuhkan, berapa jumlah material yang dibutuhkan, apakah masih ada stok material dan masih perlu dilakukan order kebutuhan material.

4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.

Pendekatan proses produksi secara praktis bertujuan untuk mengurangi tenggang waktu dalam melaksanakan proses produksi. Pengurangan ini dapat dilakukan dengan menyederhanakan alur proses material dan rute pengerjaan produk di lantai produksi.

5. Pendekatan sistem penjadwalan yang baik.

Kemampuan untuk menentukan penjadwalan secara baik di industri manufaktur sangat dipengaruhi oleh kedinamisan dari jadwal yang ditentukan. Kedinamisan ini dipengaruhi oleh jumlah order, ukuran order, kapasitas produksi, keterbatasan sumber daya perusahaan dan aturan-aturan lainnya.

Agar penerapan ERP berbuah maksimal

Sistem ERP sebagai hasil buatan manusia tidak selamanya bermanfaat bagi setiap penggunaanya. Dalam penerapannya, sekitar 10% sampai dengan 40 % dari penggunaan ERP ini mengalami kegagalan. Untuk mengatasinya ada beberapa hal penting yang harus dilakukan supaya penerapan ERP berhasil. Diantaranya:

1.  Pemahaman yang jelas atas sasaran strategis perusahaan

2.  Komitmen dari seluruh jajaran manajemen

3.  Manajemen implementasi proyek yang baik

4.  Mampu mengatasi isu-isu teknik

5.  Tim implementasi yang baik

6.  Rekayasa ulang proses bisnis

7.  Komitmen organisasi untuk berubah

8.  Pendidikan dan pelatihan yang intensif

9.  Data yang akurat

10. Sosialisasi dan komunikasi yang intensif

11. Pengukuran kinerja yang jelas fokusnya

E.   Kelebihan dan kekurangan ERP

ERP sebagai sebuah sistem tentunya memiliki kelebihan dan kelemahan. Penjelasannya dapat dilihat pada tabel di bawah.

Tabel 1. Kelebihan dan kekurangan ERP

Contoh Penerapan ERP di Perusahaan

Melihat benefit yang akan didapatkan dengan mengimplementasikan sistem ERP dalam manajemen sumber daya dan juga kapabilitasnya untuk diterapkan di berbagai tipe perusahaan, banyak diantara perusahaan-perusahaan di Indonesia yang tertarik untuk menerapkannya.  Untuk penerapan ERP, vendor yang biasa digunakan di Indonesia adalah Oracle dan SAP. Berikut adalah testimoni perusahaan agribisnis yang menerapkan sistem ERP di Indonesia.

F.  Modul-Modul yang Terdapat pada Sistem ERP

Secara modular, sistem ERP terbagi atas modul operasi sebagai modul utama dan modul financial dan akuntansi serta sumber daya manusia sebagai modul pendukung.

1.  Financial

a.  Financial Accounting  ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan, mengukur kinerja keuangan perusahaan

b.  CO-Controlling untuk mendukung kegiatan operasional

c.  Investment Management ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjangdan fixed assets dari perusahaan

d.  Enterprise Controlling ditujukan untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller.

e.  Treasury ditujukan untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

2.  Operasi (Distribution and Manufacturing)

Logistics Execution,  Sales and Distribution, Materials Management, General Logistics, Quality Management, Plant Maintenance, Costumer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

3.  Human Resource

Berfungsi untuk

a.  memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan yang berkaitan dengan SDM perusahaan.

b.  Melindungi data personalia dari pihak luar

c.  Mambangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efiisen melalui manajemen karir.

 G.  Implementasi ERP dalam Dunia Bisnis

Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis  didalam batas organisasi atau perusahaan dengan pihak stakeholder diluarperusahaan. ERP dibangun atas dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputansi yang umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh opersai bisnis menjadi seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas.

Dalam prakteknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practice yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misal bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stuk digudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industry yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process yang berlaku. Akan tetapi. Permasalahan mulai timbul bagi industry di Indonesia, contoh permasalahan bagaimana merubah proses kerja yang dikehendaki oleh sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia, karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya seperti SAP. Proses penyesuaian ini dikenal sebagai implementasi dan  salah satu factor yang mementukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan paket bisnis bestpractice yang telah teruji reabilitasnya.